こんにちは、ゆうや（@yuyaman1986）です。
「仕事のタスクが多すぎて、次なにをすればいいかわからない！」
「時間がない！」
そんなふうにして、気づいたら「あ、もうこんな時間だ！」
わたしもかつて営業マンでしたので、この状況すごくわかります。
しかし、残念ながら、このような状況を100%解決するアドバイスはできません。
「なんだ、じゃあ、いいや」
とページを閉じる前に、少し聞いてください。
タスクや時間管理を効率化するための方法は意外と簡単なところにあります。
それが、この記事で紹介するスマホアプリの利用です。
この記事で紹介するスマホアプリを有効に使うだけで、
今までよりタスクや時間の管理をうまくこなすことができるようになります。
これらはわたしが実際に使ってみて、良かったと自信を持ってオススメできるアプリです。
この記事を読み終え、実際にアプリを活用できれば、あなたの生産性は間違いなく上がります。
なぜそれほど、忙しく感じるのか
「ひとは何にそれほど、忙しくしているのでしょうか？」
・仕事の量がハンパない
・電話対応で手が回らない
・資料作成が多すぎる
原因はいろいろありますが、
根本的な原因として、「頭が整理できていない」ということがあります。
例えば、
- 「いついつまでに何をすればよいか」というタスク管理
- 「今日の何時にこのアポがある」といったスケジュール管理
このようなことが整理されていない状態だと、
ミスを連発する原因にもなりますし、ダラダラと時間を浪費することにも繋がります。
その解決策のひとつが、スマホアプリの有効活用です！
Toodledoでタスク管理
まずは、タスク管理アプリのToodledo
主に使う機能はコチラ
タスクに
・期限や時間を設定する
・重要度、優先度を設定する
・繰り返し設定をする
・メモを入力する
・カテゴリを割り当て、フォルダ分けする
（例）仕事用フォルダ、プライベート用フォルダなど
タスク管理アプリって色々ありますよね？
— バターズ@デザイン× 海外ニュース (@Butters1986Yuya) August 6, 2020
いくつか使ってみましたが、
Toodledoに落ち着いてます。
機能的に十分なのと、
使い勝手がシンプルで画面が見やすいのがいいです。
毎日使うものなので、シンプルでわかりやすいのは重要です。#タスク管理アプリ pic.twitter.com/OrnEPev5nZ
Todoistなど、いくつかタスク管理アプリを使ってみましたが、
Toodledoが一番使い勝手がよかったです。
毎日使うものだし、シンプルで使い勝手がいいものがいいよな。
Evernoteで情報を管理
Evernoteは有名すぎて、あなたもすでに使っているかもしれませんね。
Evernoteは簡単にいうと、クラウド上で管理できるメモ帳です。
ただのメモ帳ではなく便利な機能がいろいろとあります。
「クラウド」ってなに？
そんな方はググってください(笑)
今回紹介しているアプリはすべてクラウドで管理できるものですので、
スマホやPC、タブレット端末から同期が可能です。
タグ付け機能を使ってノートの管理
実は、わたし1回Evernoteの利用をやめていた時期があります。
そんなわたしが、1年ほど前に改めて使い始めたのですが、
その理由がこの「タグ付け機能」が便利だからです。
例えばこちらのメモがあります。
このメモに対して「ビジネス」「ライティング」という、
２つのタグをつけています。
そうすることで、メモがタグに紐づいて仕分けされ、
「ビジネス」と「ライティング」両方のタグからメモを見つけることができます。
PCでファイルを作成したときに、関連するフォルダにファイルを入れて管理することがあると思います。
この場合のあるあるがコチラです。
- 「どのフォルダに入れるのが適切なんだろう？」などと悩む
- 「わかんないから、もうひとつフォルダつくっちゃえ」となる
- 結果、フォルダだらけでPC内がぐちゃぐちゃになる
「あなたも、心当たりがあるのではないでしょうか？」
フォルダのような階層で管理するタイプは、「どのフォルダに入れよう問題」が発生するのです。
しかし、Evernoteのタグ付け機能は、ひとつのメモに複数のタグを付けることができるため、そのように悩むことはないです。
Evernoteの「タグ機能」か。
なかなか、使えるな。
音声認識を使って声でメモる
「営業してると、車を運転する機会多くないですか？」
運転中はメモを取ることが物理的にむずかしいです。
そんなときに、音声認識を使ったメモが使えます。
【Evernoteの活用】
— バターズ@デザイン× 海外ニュース (@Butters1986Yuya) August 5, 2020
Evernoteの音声認識
営業として仕事してるときによく使ってました。
・運転中に携帯が鳴る
・電話対応する(本当は取ったらダメ)
・電話した内容を即Evernoteにボイスメモ
最近はワイヤレスイヤホンが定着してるので、運転中でも電話取れるかもですが#Evernoteの活用 pic.twitter.com/N9GmLzUTGT
わたしはたまにやってしまってましたが、
運転中の電話対応はやめましょう。
まあ、今はAirPodsとかのワイヤレスイヤホンが普及してるからいいけどな。
情報をひとつのページにまとめて思考を整理
仕事をしたり、勉強したりするといろんな情報が次々にでてきます。
かつて、先輩からこんな言葉をよく言われました。
情報は1ページにまとめろ
この言葉に間違いないです。
わたしは特に、勉強や仕事で覚えないといけないことがある場合、
思考を整理するために1枚の紙に情報をまとめることがあります。
このようなときにEvernoteが役に立ちます。
【Evernoteの活用】
— ゆうや@海外情報お届け! (@yuyaman1986) August 6, 2020
・スマホでとった写真をEvernoteに貼り付け
・そのページを印刷
・印刷した紙を見て暗記
📖メリット
バラバラの情報をEvernoteにまとめることで一覧性が生まれ、情報が脳に定着しやすくなる
「情報は1枚の紙にまとめる」
試してみてください#Evernoteの活用 pic.twitter.com/Qx3L5tEmWG
こちらは、わたしが勉強している日本語教育能力検定試験の勉強内容をEvernoteにまとめた例です。
いくつもの本にバラバラにある情報を、Evernoteの1ページにまとめることで、
一覧性が高まります。
結果、勉強を効率化させることができますし、頭に情報が定着しやすくなります。
Tiny Calendarでスケジュール管理
「まさか、まだ紙の手帳でスケジュール管理してないですよね？」
というわたしも新卒入社直後は手帳でスケジュール管理をしていました。
ただ、手帳にはいろんなデメリットがあります。
- 手帳を忘れたり、失くしたりしたら”The End”
- 書くスペースに限界がある
- 手帳を忘れないように、気を付ける必要がある
この中でも1番目の「手帳を忘れたり、失くしたりしたら”The End”」
これが、致命的だと思うんです。
いつも都合よく手帳を持ち歩いているとも限らないですし、
手帳だととっさにスケジュールを書くのむずかしいですよね。
そこで、役立つのがGoogleカレンダーに代表されるような、
クラウド上で管理できるカレンダーです。
このTiny CalendarはGoogleカレンダーと同期することができるため便利です。
Tiny Calendarというアプリを使っています。
— バターズ@デザイン× 海外ニュース (@Butters1986Yuya) August 6, 2020
割とオススメです。
☑︎Googleカレンダーと同期できる(しなくてもOK)
☑︎同じ画面で複数のカレンダーを管理可能(プライベートと仕事など)
☑︎繰り返しの予定を設定可能
他にも色々ありますが、私はこんな感じです。 pic.twitter.com/6qpnZxiB3Q
Dropboxでデータをクラウド管理
Dropboxはクラウドのストレージサービスです。
この他にもGoogle Drive, iCloud, OneDriveなど有名なサービスがあり、
会社によって使っているサービスは異なると思います。
どのサービスを使うかは好みによりますが、わたしはDropboxを使っています。
- クラウド上でデータを管理するため、スマホやPC、タブレット端末からデータを確認できる
- データを他のひとと共有することが可能
- スマホの写真を自動でクラウドにアップロードしてくれる
他にもいろいろあると思いますが、わたしはこれくらいしか使いこなせてないです(笑)
これはなにもDropboxに限ったことではないですが、
データを他のひとに共有できるというのはメリットが大きいです。
メールに添付してファイルを送るとなると、容量を気にする必要がありますが、
クラウド上にあげたファイルのリンクをメールに添付すればそれでOKです。
プライベート用途としては、スマホで撮った写真を自動でクラウドにアップロードしてくれるDropboxの機能は便利ですね。
過去にデジカメで撮った写真をPCに保存していたら、ウイルス感染で写真が全滅したという苦い思い出があります。
そのようなリスクを避けるためにも、大切な写真はクラウド管理することをオススメします。
ちなみに、わたしの全滅した写真データはITに詳しい友達が復元してくれました。危なかったです。
CAMCARDで名刺を管理
名刺管理に関して、わたしがいいたいことは一言。
もらった名刺はアプリでデータだけ取って、さっさと捨てろ
以上、これだけです。
「いまだに、名刺ボックスの中に過去の名刺がギッシリ詰まってる。そんなことないですよね？」
かつて、名刺に関してこんなエピソードがあります。
（外出先からわたしに電話）
ゆうやさあ、わたしの机の中に名刺ボックスがあるでしょ？
その中からｘｘｘの名刺探して番号教えてくれない？
見つけたら、電話ちょうだい。
わかりました。
10分くらい頑張って探す…
（やばい、ないぞ…）
さらに探す
（上司に電話）
名刺見つかりました！
番号はｘｘｘです。
ありがとう。
これ、なんの時間？
なにかの嫌がらせ？(笑)
CAMCARDを使って、名刺の写真を撮ると自動で電話番号や住所などの情報をクラウド上に保管できます。
- 外出先でもスマホがあれば、名刺の確認ができる
- 自動でスマホの連絡先に名刺データが保存される
- スマホをなくしても、データはクラウド上にあるので、
PCや他の携帯端末でログインすればデータ確認可能
もし、あなたが名刺を大量に持っているのであれば、
アプリで保存して、さっさと捨てましょう！
まとめ
「いかがでしたでしょうか？」
このなかのひとつでも活用することができれば、仕事を効率化させることができます。
アプリを活用するだけですので、特別なスキルを身に着ける必要もありません！
では、最後にこの記事の内容をまとめます。
- Toodledoでタスク管理
- Evernoteで情報を管理
- Tiny Calendarでスケジュール管理
- Dropboxでデータをクラウド管理
- CAMCARDで名刺を管理
今回紹介させていただいたアプリはほんの一例です。
これら以外にも、仕事で使えるアプリはまだまだあります。
ぜひ、これらアプリを活用しつつ、その他のアプリ開拓もしてみてくださいね！
