【忙しい営業マンを救う】仕事を効率化するオススメのスマホアプリ【5選】

スマホアプリ活用 ビジネス

こんにちは、バターズ(@Butters1986Yuya)です。

「仕事のタスクが多すぎて、次なにをすればいいかわからない!」
「時間がない!」

そんなふうにして、気づいたら「あ、もうこんな時間だ!」

バターズ
バターズ

わたしもかつて営業マンでしたので、この状況すごくわかります。
しかし、残念ながら、このような状況を100%解決するアドバイスはできません。

「なんだ、じゃあ、いいや」

とページを閉じる前に、少し聞いてください。

タスクや時間管理を効率化するための方法は意外と簡単なところにあります。
それが、この記事で紹介するスマホアプリの利用です。


この記事で紹介するスマホアプリを有効に使うだけで、
今までよりタスクや時間の管理をうまくこなすことができるようになります。

これらはわたしが実際に使ってみて、良かったと自信を持ってオススメできるアプリです。

この記事を読み終え、実際にアプリを活用できれば、あなたの生産性は間違いなく上がります。

なぜそれほど、忙しく感じるのか

なぜそれほど、忙しく感じるのか

「ひとは何にそれほど、忙しくしているのでしょうか?」

・仕事の量がハンパない
・電話対応で手が回らない
・資料作成が多すぎる

原因はいろいろありますが、
根本的な原因として、「頭が整理できていない」ということがあります。

例えば、

  • 「いついつまでに何をすればよいか」というタスク管理
  • 「今日の何時にこのアポがある」といったスケジュール管理

このようなことが整理されていない状態だと、
ミスを連発する原因にもなりますし、ダラダラと時間を浪費することにも繋がります。

バターズ
バターズ

その解決策のひとつが、スマホアプリの有効活用です!

Toodledoでタスク管理

Toodledoでタスク管理

まずは、タスク管理アプリのToodledo

主に使う機能はコチラ

タスクに
・期限や時間を設定する
・重要度、優先度を設定する
・繰り返し設定をする
・メモを入力する
・カテゴリを割り当て、フォルダ分けする
 (例)仕事用フォルダ、プライベート用フォルダなど

Todoistなど、いくつかタスク管理アプリを使ってみましたが、
Toodledoが一番使い勝手がよかったです。

ウルフくん
ウルフくん

毎日使うものだし、シンプルで使い勝手がいいものがいいよな。

Evernoteで情報を管理

Evernoteで情報を管理

Evernoteは有名すぎて、あなたもすでに使っているかもしれませんね。

Evernoteは簡単にいうと、クラウド上で管理できるメモ帳です。
ただのメモ帳ではなく便利な機能がいろいろとあります。

「クラウド」ってなに?

そんな方はググってください(笑)


今回紹介しているアプリはすべてクラウドで管理できるものですので、
スマホやPC、タブレット端末から同期が可能です。

タグ付け機能を使ってノートの管理

実は、わたし1回Evernoteの利用をやめていた時期があります。
そんなわたしが、1年ほど前に改めて使い始めたのですが、
その理由がこの「タグ付け機能」が便利だからです。

バターズ
バターズ

例えばこちらのメモがあります。

タグ付け機能を使ってノートの管理
バターズ
バターズ

このメモに対して「ビジネス」「ライティング」という、
2つのタグをつけています。

タグ付け機能を使ってノートの管理
バターズ
バターズ

そうすることで、メモがタグに紐づいて仕分けされ、
「ビジネス」と「ライティング」両方のタグからメモを見つけることができます。

タグ付け機能を使ってノートの管理

PCでファイルを作成したときに、関連するフォルダにファイルを入れて管理することがあると思います。

この場合のあるあるがコチラです。

フォルダ管理のあるある
  1. 「どのフォルダに入れるのが適切なんだろう?」などと悩む
  2. 「わかんないから、もうひとつフォルダつくっちゃえ」となる
  3. 結果、フォルダだらけでPC内がぐちゃぐちゃになる

「あなたも、心当たりがあるのではないでしょうか?」

フォルダのような階層で管理するタイプは、「どのフォルダに入れよう問題」が発生するのです。

しかし、Evernoteのタグ付け機能は、ひとつのメモに複数のタグを付けることができるため、そのように悩むことはないです。

ウルフくん
ウルフくん

Evernoteの「タグ機能」か。
なかなか、使えるな。

音声認識を使って声でメモる

「営業してると、車を運転する機会多くないですか?」

運転中はメモを取ることが物理的にむずかしいです。
そんなときに、音声認識を使ったメモが使えます。

バターズ
バターズ

わたしはたまにやってしまってましたが、
運転中の電話対応はやめましょう。

ウルフくん
ウルフくん

まあ、今はAirPodsとかのワイヤレスイヤホンが普及してるからいいけどな。

>>>Apple AirPods with Charging Case
AirPodsこれは買いです!
この記事をオススメする方有線のイヤホンを持っているが、どうも煩わしいと感じている方AirPodsを持っている人が最近増えており、興味を持っている方AirPodsのメリット、デメリットを知りたい方わたしは、以前は有線のイ...

情報をひとつのページにまとめて思考を整理

仕事をしたり、勉強したりするといろんな情報が次々にでてきます。

かつて、先輩からこんな言葉をよく言われました。

情報は1ページにまとめろ

この言葉に間違いないです。
わたしは特に、勉強や仕事で覚えないといけないことがある場合、
思考を整理するために1枚の紙に情報をまとめることがあります。

このようなときにEvernoteが役に立ちます。

こちらは、わたしが勉強している日本語教育能力検定試験の勉強内容をEvernoteにまとめた例です。

いくつもの本にバラバラにある情報を、Evernoteの1ページにまとめることで、
一覧性が高まります。

結果、勉強を効率化させることができますし、頭に情報が定着しやすくなります。

Tiny Calendarでスケジュール管理

Tinycalendarでスケジュール管理

「まさか、まだ紙の手帳でスケジュール管理してないですよね?」

というわたしも新卒入社直後は手帳でスケジュール管理をしていました。

ただ、手帳にはいろんなデメリットがあります。

手帳でスケジュール管理をするデメリット
  1. 手帳を忘れたり、失くしたりしたら”The End”
  2. 書くスペースに限界がある
  3. 手帳を忘れないように、気を付ける必要がある

この中でも1番目の「手帳を忘れたり、失くしたりしたら”The End”」
これが、致命的だと思うんです。

いつも都合よく手帳を持ち歩いているとも限らないですし、
手帳だととっさにスケジュールを書くのむずかしいですよね。

そこで、役立つのがGoogleカレンダーに代表されるような、
クラウド上で管理できるカレンダーです。

このTiny CalendarはGoogleカレンダーと同期することができるため便利です。

Dropboxでデータをクラウド管理

Dropboxでデータをクラウド管理

Dropboxはクラウドのストレージサービスです。
この他にもGoogle Drive, iCloud, OneDriveなど有名なサービスがあり、
会社によって使っているサービスは異なると思います。

どのサービスを使うかは好みによりますが、わたしはDropboxを使っています。

Dropboxを使うメリット
  • クラウド上でデータを管理するため、スマホやPC、タブレット端末からデータを確認できる
  • データを他のひとと共有することが可能
  • スマホの写真を自動でクラウドにアップロードしてくれる

他にもいろいろあると思いますが、わたしはこれくらいしか使いこなせてないです(笑)

これはなにもDropboxに限ったことではないですが、
データを他のひとに共有できるというのはメリットが大きいです。

メールに添付してファイルを送るとなると、容量を気にする必要がありますが、
クラウド上にあげたファイルのリンクをメールに添付すればそれでOKです。

プライベート用途としては、スマホで撮った写真を自動でクラウドにアップロードしてくれるDropboxの機能は便利ですね。

過去にデジカメで撮った写真をPCに保存していたら、ウイルス感染で写真が全滅したという苦い思い出があります。

そのようなリスクを避けるためにも、大切な写真はクラウド管理することをオススメします。

バターズ
バターズ

ちなみに、わたしの全滅した写真データはITに詳しい友達が復元してくれました。危なかったです。

CAMCARDで名刺を管理

CAMCARDで名刺を管理

名刺管理に関して、わたしがいいたいことは一言。

もらった名刺はアプリでデータだけ取って、さっさと捨てろ

以上、これだけです。

「いまだに、名刺ボックスの中に過去の名刺がギッシリ詰まってる。そんなことないですよね?」

かつて、名刺に関してこんなエピソードがあります。

上司
上司

(外出先からわたしに電話)
バターズさあ、わたしの机の中に名刺ボックスがあるでしょ?
その中からxxxの名刺探して番号教えてくれない?
見つけたら、電話ちょうだい。

バターズ
バターズ

わかりました。

10分くらい頑張って探す…

バターズ
バターズ

(やばい、ないぞ…)

さらに探す

バターズ
バターズ

(上司に電話)
名刺見つかりました!
番号はxxxです。

上司
上司

ありがとう。

これ、なんの時間?
なにかの嫌がらせ?(笑)

CAMCARDを使って、名刺の写真を撮ると自動で電話番号や住所などの情報をクラウド上に保管できます。

CAMCARDで名刺管理するメリット
  • 外出先でもスマホがあれば、名刺の確認ができる
  • 自動でスマホの連絡先に名刺データが保存される
  • スマホをなくしても、データはクラウド上にあるので、
    PCや他の携帯端末でログインすればデータ確認可能
バターズ
バターズ

もし、あなたが名刺を大量に持っているのであれば、
アプリで保存して、さっさと捨てましょう!

まとめ

まとめ

「いかがでしたでしょうか?」

このなかのひとつでも活用することができれば、仕事を効率化させることができます。
アプリを活用するだけですので、特別なスキルを身に着ける必要もありません!

では、最後にこの記事の内容をまとめます。

スマホアプリを使った仕事の効率化
  1. Toodledoでタスク管理
  2. Evernoteで情報を管理
  3. Tiny Calendarでスケジュール管理
  4. Dropboxでデータをクラウド管理
  5. CAMCARDで名刺を管理

今回紹介させていただいたアプリはほんの一例です。
これら以外にも、仕事で使えるアプリはまだまだあります。

ぜひ、これらアプリを活用しつつ、その他のアプリ開拓もしてみてくださいね!

この記事を書いた人
バターズ

バターズブログの管理人。

「時間の有効活用法を伝えたい」「働き方や生き方を見直すきっかけにしてほしい」という思いから、当サイトを立上げました。

「時間活用技」「転職」「副業」などについて紹介しています。

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